Pentingnya Sistem

SISTEM ADMINISTRASI, Mendukung Kelanggengan Usaha

Ada berbagai kasus yang kita baca, suatu perusahaan yang dikenal oleh masyarakat luas karena kiprahnya dalam dunia bisnis di Indonesia banyak diberitakan pada berbagai media massa., tiba-tiba ‘collaps’ ketika pimpinan atau CEO nya terlibat suatu kasus dan tidak lagi mampu menangani usahanya. Kita akan heran karena perusahaan tersebut adalah perusahaan besar. Laporan keuangannya menunjukkan omzet bisnis serta perolehan laba yang baik.
Timbul pikiran di dalam hati, apakah perusahaan yang besar seperti itu begitu lemah sehingga mudah ‘tumbang’ hanya karena seorang pimpinan perusahaan tidak lagi memegang kendali ? Kalau perusahaan yang berukuran besar saja dengan gampang hancur, bagaimana pula dengan perusahaan yang berukuran menengah atau hanya perusahaan kecil ?
Tentu ada yang salah disana.
Kalau boleh dijelaskan lebih lanjut. Sistem administrasi dan manajemen pada perusahaan diatas hanya tergantung kepada satu orang saja, yaitu CEO nya tadi. Semua keputusan penting, setengah penting, bahkan sepertujuh penting akan diambil dan harus mendapat persetujuan boss. Tentu saja, begitu boss tidak ada lagi, para manajer dan staf tidak tahu apa yang harus dilakukan. Sebagian staf mungkin memiliki kecerdasan dan inisiatif untuk melakukan tindakan. Namun peluang konflik dan perbedaan pendapat sangat besar dalam pengambilan keputusan.
Sebagai gambaran sebaliknya. Kita pernah membaca di media, suatu institusi pendidikan terkenal di Jakarta yang 40 % tenaga profesionalnya ‘hengkang” dan keluar dari institusi tersebut. Apa yang terjadi ? Ternyata institusi tersebut tidak terganggu sama sekali jalan usahanya. Pemasaran tidak terganggu, demikian pula aktifitas training dan pendidikan tetap berjalan lancar.
Kok bisa ya ?
Kembali ke kasus semula. Memang banyak perusahaan yang berukuran besar, bisnisnya bagus sehingga labanya juga banyak, ternyata adalah perusahaan yang lemah.
Apanya yang lemah ?
Jawabnya adalah administrasinya. Lebih tepatnya sistem administrasinya. Sistem administrasi yang dimaksudkan disini adalah sistem administrasi dalam arti yang luas (manajemen).
Sistem yang baik akan mengatur segala yang terkait dengan operasional perusahaan, mulai dari kebijakan tingkat tinggi seperti kebijakan dewan komisaris, sampai prosedur pelaksanaan pekerjaan harian. Semua divisi dan bagian memiliki pegangan akan ketentuan dan kebijakan pelaksanaan pekerjaan, formulir yang standar dan prosedur yang lengkap dan terarah. Pokoknya mencakup “if-then-else” untuk semua aspek bagian dan level pekerjaan.
Apabila suatu perusahaan telah memilki sistem adminsitrasi (manajemen) yang baik dan lengkap, seyogyanyalah perusahaan akan tetap berjalan lancar dan lebih tangguh apabila menghadapi gejolak SDM. Bisa saja sebagian besar personil penting keluar dari perusahaan. Namun prosedur akan mengatur ‘siapa’ yang akan mengerjakan ‘apa” dan bagaimana petunjuk pelaksanaannya.
Oh ya, dalam organisasai dengan sistem manajemen yang baik, semua aspek penting tidak hanya tergantung kepada satu orang saja. Bagaimana kalau orang ‘penting’ tersebut pindah ke lain perusahaan ? Atau meninggal tiba-tiba karena serangan penyakit jantung ? Bahaya kan ?
Nah, jangan tunda-tunda lagi. Buat dan bangunlah suatu sistem administrasi yang baik, uji coba, perbaiki, dan sepurnakan terus sehingga perusahaan tidak akan oleng apabila ada beberapa “orang penting“ anda yang tiba-tiba mengatakan “good bye”. Jangan lupa pula melakukan training sehingga ketarampilan tertentu yang penting tidak hanya dimiliki oleh satu orang saja. Ada ‘back-up” nya.
Semoga survive . . .


Oleh : Mursalin Asbi