Minggu, 04 Mei 2008

Apa itu PERSONAL RECORD ?

“PERSONAL RECORD” , Basis Data Pengembangan Sumber Daya Manusia

Hampir semua perusahaan memiliki “personal record”, baik perusahaan besar, kecil, bahkan perusahaan yang sangat-sangat kecilpun. Namun anehnya, kalau kita tanya dan ingin melihat berkas personal record, bahkan orang personalia pun banyak yang tidak tau bahwa mereka memiliki dokumen tersebut. Setelah dijelaskan bahwa yang dimaksud adalah data-data karyawan, barulah mereka mengerti. Oh . . kalau yang itu sih ada . . .
Banyak ditemukan orang-orang pada bagian personalia yang tidak mengerti apa gunanya dokumen tersebut. Mereka hanya berupaya mengumpulkan data karyawan sebagai fungsi arsip saja, tidak lebih. Mulai dari surat lamaran, rekomendarsi penerimaan oleh pimpinan, laporan hasil psikotes, surat pengangkatan dan data-data lainnya. Supaya rapi, setiap karyawan data-datanya dikumpulkan dalam satu map tersendiri, kemudian digabungkan dengan data karyawan lain dan dikelompokkan dalam lemari arsip. Kemudian diberi judul “Data Karyawan”. Setelah itu . . . ? biasanya selama bertahun-tahun tetap tersimpan dengan baik di lemari.
Memang, sebuah personal record adalah “record” atau data catatan seorang karyawan, baik yang berasal dari karyawan itu sendiri maupun yang berasal dari perusahaan. Data yang berasal dari karyawan contohnya surat lamaran, CV, surat rekomendasi atau suatu penghargaan dari pihak ketiga. Demikian pula copy ijazah dan sertifikat yang relevan.
Data yang berasal dari perusahaan contohnya adalah memo penerimaan dari pimpinan, hasil ujian atau psiko-tes, surat penerimaan dan pengangkatan karyawan, catatan training yang pernah diberikan perusahaan, surat kenaikan pangkat atau promosi, penugasan dalam suatu komite ”ad-hoc”. Bahkan juga surat teguran atau peringatan kalau memang ada. Semua yang terkait dengan pekerjaan atau perusahaan harus ada datanya, mungkin surat asli, mungkin juga copynya saja, yang dikumpulkan pada personal record tersebut.
Kemudian, apa yang bisa dibuat dengan data-data tersebut ?
Salah satu namun penting adalah sebagai dasar pertimbangan dan pengambilan keputusan dalam proses pengembangan Sumber Daya Manusia (SDM).
Perencanaan Training
Perusahaan yang baik selalu berupaya mengembangkan keterampilan maupun pengetahuan karyawannya. Caranya bisa melalui ‘on the job training’, magang, internal training, ataupun mengirimkan karyawan tersebut ke suatu kelas training yang diadakan oleh pihak ketiga.
Namun sayangnya. Kebanyakan perusahaan tidak memperhatikan personal record terlebih dahulu sebelum mengambil keputusan mengirimkan karyawan tersebut untuk mengikuti suatu even training. Akibatnya, biaya yang dikeluarkan sering tidak efektif.
Sebagai contoh, mungkin perusahaan mengirimkan seorang karyawan untuk mengikuti “supervisory management” selama seminggu. Padahal pada perusahaan lainnya ditempat mana karyawan tersebut pernah bekerja sebelumnya, dia telah pernah mengikuti pelatihan yang sama atau sejenis. Tentu sayang sekali biaya yang telah dikeluarakan.
Andaikan bagian personalia meneliti personal record terlebih dahulu, tentu tidak akan mengirimkan karyawan tersebut pada pelatihan yang sama. Akan lebih efektif apabila karyawan tersebut disertakan pada pelatihan lain, misalnya saja training yang terkait dengan ‘Quality Control”. Tentu saja setelah diteliti bahwa karyawan tersebut memang belum pernah mengikutinya.
Perencanaan Karir
Personal record juga sebaiknya digunakan dalam perencanaan karir (career planning). Apabila ada seorang karyawan yang bagus kinerjanya dan bermaksud dinaikkan jabatannya, coba teliti dulu personal recordnya. Kalau perlu terlebih dahulu diberi training yang terkait dengan jabatan baru yang akan dipegangnya. Mungkin ada keterampilan atau pengetahuan yang harus dimilikinya terlebih dahulu demi suksesnya memegang jabatan barunya. Training tidak harus mahal. Bisa saja training internal diberikan oleh salah satu pimpinan / manajer perusahaan.
Leadership
Apabila anda adalah seorang kepala bagian baru, atau manajer, atau General Manager, yang baru diangkat dan menduduki jabatan pada unit organisasi yang baru (sebelumnya mungkin di unit atau divisi lain), sebaiknya anda mengenal sedikit latar belakang calon bawahan anda. Dengan mengenal latar belakang bawahan tentu akan memudahkan anda untuk membangun komunikasi dan pengertian dengan bawahan yang bersangkutan.
Pinjamlah personal record pada bagian personalia. Pelajari latar belakang bawahan anda, terutama bawahan langsung dan yang memegang posisi penting. Teliti latar belakang keahlianya, perusahaan lain yang pernah dia bekerja, kinerja, penghargaan, atau mungkin saja karyawan tersebut pernah mendapat teguran dari perusahaan.
Nah, cukup banyak ternyata. Sayang sekali bukan ? Ada sumberdaya data berupa ‘personal record’ yang hanya tersimpan di lemari perusahaan.
Mari gunakan dan berdayakan, tentu saja oleh pejabat yang berwenang, bukan untuk semua orang.

0 Komentar:

Poskan Komentar

Berlangganan Poskan Komentar [Atom]

<< Beranda