Berdayakan Siswa Magang

SISWA MAGANG, mari membangun kemanfaatan bersama

Pernahkah anda mendapat surat permohonan dari seorang siswa atau mahasiwa yang ingin magang di perusahaan anda ? Mungkin mereka membutuhkan kerja praktek, magang, atau membutuhkan tempat penelitian demi kelancaran studinya.
Banyak perusahaan yang enggan dan tidak suka adanya siswa atau mahasiswa magang tersebut. Sebagian malah menolak sama sekali. Merepotkan, demikain alasan mereka. Sebagai usaha yang mencari keuntungan mereka tidak suka apabila ada hal-hal yang akan merepotkan mereka dalam menjalankan usahanya.
Benarkah demikian ?
Perusahaan swasta tentu memiliki motif mencari keuntungan. Meningkatkan omset bisnis, dan berupaya sebisa mungkin meningkatkan laba. Sebagian besar perusahaan hanya menerima siswa atau mahasisw magang hanyalah karena faktor belas kasihan belaka. Namun tentu dengan hati yang enggan, yang mungkin tampak atau mungkin juga disembunyikan. Akibatnya, siswa atau mahasiswa yang magang tersebut “berkeliaran” di perusahaan tanpa adanya arah dan perencanaan yang jelas.
Tidakkah ada kemungkinan bahwa dengan adanya mahasiswa atau siswa magang tersebut akan memberikan kebaikan ?
Pasti ada. Tentu dengan sedikit perhatian dan perencanaan magang. Dan itu tidaklah mengambil banyak waktu dan biaya.
Pertama-tama, buatlah suatu surat pernyataan yang berisi kewajiban bagi mahasiswa/siawa magang tersebut untuk mengikuti semua peraturan perusahaan dengan disiplin, termasuk adanya sangsi pemberhentian magang apabila melanggar disiplin. Tentu, 100,1 % akan manandatanganinya dengan sukarela. Selanjutnya buat rencana aktifitas yang akan memberikan manfaat bagi persahaan.
Aktifitas yang bagaimana yang memberikan manfaat bagi perusahaan ?
Coba buka mata (dan fikiran) sedikit. Hampir semua jurusan pendidikan selalu memiliki celah untuk magang atau penelitian yang dapat memberikan kebaikan bagi perusahaan.
Sebagai contoh, misalkan ada mahasiswa bidang keuangan yang akan magang di perusahaan anda, dan ia belum memiliki ide apa yang akan dialakukanya. Salah satu alternatif adalah mengajaknya untuk meneliti ulang tingkat produksi yang mencapai Break Even Point (BEP). Didalam perusahaan ada banyak orang keuangan atau akuntansi yang mampu meneliti BEP ini. Namun kesibukan harian menyebabkan mereka tidak punya waktu untuk mengerjakan pekerjaan ini. Mau bayar konsultan ? Tentu jauh lebih mahal.
Bekerjasama dengan mahasiswa magang tentu jauh lebih murah. Tentu saja dengan bimbingan, agar jangan salah metode menghitungnya. Sebelumnya juga dengan kesepakatan, data tidak boleh dibawa keluar, harus dirahasiakan. Biarkan mahasiswa tersebut bekerja diruangan dan didampingi orang keuangan. Jadi tidak ada data yang perlu dibawa ke ruangan lain. Apalagi keluar kantor. Perlakuan yang baik dan bimbingan akan menjadikan “tamu” tersebut akan loyal dan berupaya menjaga kerahasiaan data yang ada.
Bagaimana dengan uang saku ? Tidak ada peraturan yang mewajibkan perusahaan untuk memberikan uang saku bagi mahasiswa magang, dan tidak perlu pula menjanjikan. Apabila ternyata mahasiswa tersebut tidak berkarakter baik, jangan sungkan untuk “mengusirnya”. Namun apabila aktifitas magangnya memberikan kemanfaatan, juga jangan terlalu pelit untuk sekedar memberikan sedikit uang makan. Pasti tetap jauh lebih murah daripada membayar konsultan. Bahkan konsultan paling murah sekalipun.
Ada lagi. Khusus untuk perusahaan yang menghasilkan produk “consumer goods” pembinaan siswa dan mahasiswa magang dapat merupakan salah satu cara untuk membentuk citra yang baik dalam bentuk kepedulian kepada dunia pendidikan. Apalagi apabila bagian personalia mau memberikan sedikit waktu mengundang guru atau pembimbing mahasiswa tersebut untuk berkunjung ke perusahaan. Sekedar ngobrol tidak lama, pasti, mereka akan “besar hati” dan menilai positif terhaap perusahaan. Ada biaya yang keluar ? Sedikit sekali atau bahkan tidak ada. Hanya teh manis untuk tamu dan sedikit waktu yang disisihkan untuk bertukar fikiran.
Kuncinya. Mari berfikiran positif. Terima siswa/mahasiswa untuk magang atau penelitian. Ambil manfaatnya. Namun jangan lupa perencanaan dan bimbingan.

Sekilas Konsep DISC

DISC Concept, Salah satu alat untuk memahami perilaku orang

Orang, orang, dan orang.
Disekeliling kita banyak sekali terlibat orang-orang dengan berbagai perilakunya. Tidak hanya orang lain, namun termasuk juga pasangan hidup dan keluarga sendiri. Sebagian perilakunya cocok dan kita sukai. Namun orang lain lagi tidak kita sukai perilakunya. Mungkin rasanya tidak cocok dan kita tidak tertarik berteman dengannya.
Setiap orang memiliki respon yang berbeda dalam berperilaku, terutama dalam menanggapi perilaku orang lain. Ada orang yang spontan memberikan jawaban ketika orang lain menanyakan sesuatu kepadanya. Namun orang lain lagi akan berhenti sejenak dan dengan hati-hati baru menjawab pertanyaan yang diajukan padanya.
Ada orang yang pendiam dan tidak suka menarik perhatian orang lain. Namun ada pula orang yang ekspresif di tempat umum. Suka tampil dan suka merebut perhatian di muka umum. Apa yang perlu kita ketahui dari orang-orang tersebut ?
Orang-orang bijak mengatakan bahwa kesuksesan hidup lebih banyak karena kemampuan berhubungan dan berkomunikasi dengan orang lain. Coba lihat orang-orang yang sukses dalam berbagai bidang, baik dalam bidang politik, bisnis, entertainment, dan lainnya. Mereka ternyata memiliki kemampuan yang sangat baik dalam berhubungan dengan berbegai tipe orang.
Sebagaimana sifat orang yang berbeda-beda, mereka juga berbeda dalam menanggapi orang lain. Orang akan managgapi secara positif perilaku orang lain yang cocok dengannya. Jadi ? Kalau kita dapat mengenal tipe orang lain dan mengetahui sikap bagaimana yang cocok dengannya, besar kemungkinan orang tersebut akan menanggapi kita dengan positif pula dan akan suka dengan kita.
Akibatnya ? Tentu kita akan lebih mudah “berurusan” dengannya.
Nah, konsep DISC merupakan salah satu konsep yang digunakan untuk mengenal berbagai tipe orang lain.
Ada orang yang disebut dengan tipe D. Orang lain bertipe I. Ada yang bertipe S dan ada lagi orang yang bertipe C. Makanya disebut dengan konsep DISC.
Tidak hanya ada empat saja. Sebagian besar orang merupakan tipe gabungan dari huruf-huruf diatas. Jadi ada orang bertipe DI, ada yang sebaliknya yaitu orang bertipe ID. Ada lagi yang bertipe SC, DC, IS, dan ada juga yang merupakan gabungan tiga huruf, seperti DIC.
Berbagai manfaat akan didapat dengan memahami tipe orang lain. Sebagai contoh, anda akan lebih memahami perilaku atasan (boss) anda dan tahu bagaimana tanggap dan perilaku yang disukainya. Demikian pula anda akan lebih memahami berbagai tipe anak buah anda serta paham apa-apa saja yang dapat meningkatkan motivasi kerjanya (juga apa yang dapat memadamkan motivasinya). Di rumah ? Anda akan lebih memahami istri/suami anda. Juga akan lebih mudah “menangani” anak-anak anda yang berbeda-beda kelakuannya.
Namun sayangnya, pada saat ini (Mei 2008) belum banyak (atau belum ada ?) buku yang membahas tipe DISC ini dalam bahasa Indonesia.
Salah satu blog diskusi di internet yang mencoba mengulas konsep ini dalam bahasa Indonesia dapat dilihat pada : http://disc-concept.blogspot.com
Demikianlah sekilas uraian mengenai Disc concept

Situs lain terkait : www.discprofile.com

Apa itu PERSONAL RECORD ?

“PERSONAL RECORD” , Basis Data Pengembangan Sumber Daya Manusia

Hampir semua perusahaan memiliki “personal record”, baik perusahaan besar, kecil, bahkan perusahaan yang sangat-sangat kecilpun. Namun anehnya, kalau kita tanya dan ingin melihat berkas personal record, bahkan orang personalia pun banyak yang tidak tau bahwa mereka memiliki dokumen tersebut. Setelah dijelaskan bahwa yang dimaksud adalah data-data karyawan, barulah mereka mengerti. Oh . . kalau yang itu sih ada . . .
Banyak ditemukan orang-orang pada bagian personalia yang tidak mengerti apa gunanya dokumen tersebut. Mereka hanya berupaya mengumpulkan data karyawan sebagai fungsi arsip saja, tidak lebih. Mulai dari surat lamaran, rekomendarsi penerimaan oleh pimpinan, laporan hasil psikotes, surat pengangkatan dan data-data lainnya. Supaya rapi, setiap karyawan data-datanya dikumpulkan dalam satu map tersendiri, kemudian digabungkan dengan data karyawan lain dan dikelompokkan dalam lemari arsip. Kemudian diberi judul “Data Karyawan”. Setelah itu . . . ? biasanya selama bertahun-tahun tetap tersimpan dengan baik di lemari.
Memang, sebuah personal record adalah “record” atau data catatan seorang karyawan, baik yang berasal dari karyawan itu sendiri maupun yang berasal dari perusahaan. Data yang berasal dari karyawan contohnya surat lamaran, CV, surat rekomendasi atau suatu penghargaan dari pihak ketiga. Demikian pula copy ijazah dan sertifikat yang relevan.
Data yang berasal dari perusahaan contohnya adalah memo penerimaan dari pimpinan, hasil ujian atau psiko-tes, surat penerimaan dan pengangkatan karyawan, catatan training yang pernah diberikan perusahaan, surat kenaikan pangkat atau promosi, penugasan dalam suatu komite ”ad-hoc”. Bahkan juga surat teguran atau peringatan kalau memang ada. Semua yang terkait dengan pekerjaan atau perusahaan harus ada datanya, mungkin surat asli, mungkin juga copynya saja, yang dikumpulkan pada personal record tersebut.
Kemudian, apa yang bisa dibuat dengan data-data tersebut ?
Salah satu namun penting adalah sebagai dasar pertimbangan dan pengambilan keputusan dalam proses pengembangan Sumber Daya Manusia (SDM).
Perencanaan Training
Perusahaan yang baik selalu berupaya mengembangkan keterampilan maupun pengetahuan karyawannya. Caranya bisa melalui ‘on the job training’, magang, internal training, ataupun mengirimkan karyawan tersebut ke suatu kelas training yang diadakan oleh pihak ketiga.
Namun sayangnya. Kebanyakan perusahaan tidak memperhatikan personal record terlebih dahulu sebelum mengambil keputusan mengirimkan karyawan tersebut untuk mengikuti suatu even training. Akibatnya, biaya yang dikeluarkan sering tidak efektif.
Sebagai contoh, mungkin perusahaan mengirimkan seorang karyawan untuk mengikuti “supervisory management” selama seminggu. Padahal pada perusahaan lainnya ditempat mana karyawan tersebut pernah bekerja sebelumnya, dia telah pernah mengikuti pelatihan yang sama atau sejenis. Tentu sayang sekali biaya yang telah dikeluarakan.
Andaikan bagian personalia meneliti personal record terlebih dahulu, tentu tidak akan mengirimkan karyawan tersebut pada pelatihan yang sama. Akan lebih efektif apabila karyawan tersebut disertakan pada pelatihan lain, misalnya saja training yang terkait dengan ‘Quality Control”. Tentu saja setelah diteliti bahwa karyawan tersebut memang belum pernah mengikutinya.
Perencanaan Karir
Personal record juga sebaiknya digunakan dalam perencanaan karir (career planning). Apabila ada seorang karyawan yang bagus kinerjanya dan bermaksud dinaikkan jabatannya, coba teliti dulu personal recordnya. Kalau perlu terlebih dahulu diberi training yang terkait dengan jabatan baru yang akan dipegangnya. Mungkin ada keterampilan atau pengetahuan yang harus dimilikinya terlebih dahulu demi suksesnya memegang jabatan barunya. Training tidak harus mahal. Bisa saja training internal diberikan oleh salah satu pimpinan / manajer perusahaan.
Leadership
Apabila anda adalah seorang kepala bagian baru, atau manajer, atau General Manager, yang baru diangkat dan menduduki jabatan pada unit organisasi yang baru (sebelumnya mungkin di unit atau divisi lain), sebaiknya anda mengenal sedikit latar belakang calon bawahan anda. Dengan mengenal latar belakang bawahan tentu akan memudahkan anda untuk membangun komunikasi dan pengertian dengan bawahan yang bersangkutan.
Pinjamlah personal record pada bagian personalia. Pelajari latar belakang bawahan anda, terutama bawahan langsung dan yang memegang posisi penting. Teliti latar belakang keahlianya, perusahaan lain yang pernah dia bekerja, kinerja, penghargaan, atau mungkin saja karyawan tersebut pernah mendapat teguran dari perusahaan.
Nah, cukup banyak ternyata. Sayang sekali bukan ? Ada sumberdaya data berupa ‘personal record’ yang hanya tersimpan di lemari perusahaan.
Mari gunakan dan berdayakan, tentu saja oleh pejabat yang berwenang, bukan untuk semua orang.

Pentingnya Sistem

SISTEM ADMINISTRASI, Mendukung Kelanggengan Usaha

Ada berbagai kasus yang kita baca, suatu perusahaan yang dikenal oleh masyarakat luas karena kiprahnya dalam dunia bisnis di Indonesia banyak diberitakan pada berbagai media massa., tiba-tiba ‘collaps’ ketika pimpinan atau CEO nya terlibat suatu kasus dan tidak lagi mampu menangani usahanya. Kita akan heran karena perusahaan tersebut adalah perusahaan besar. Laporan keuangannya menunjukkan omzet bisnis serta perolehan laba yang baik.
Timbul pikiran di dalam hati, apakah perusahaan yang besar seperti itu begitu lemah sehingga mudah ‘tumbang’ hanya karena seorang pimpinan perusahaan tidak lagi memegang kendali ? Kalau perusahaan yang berukuran besar saja dengan gampang hancur, bagaimana pula dengan perusahaan yang berukuran menengah atau hanya perusahaan kecil ?
Tentu ada yang salah disana.
Kalau boleh dijelaskan lebih lanjut. Sistem administrasi dan manajemen pada perusahaan diatas hanya tergantung kepada satu orang saja, yaitu CEO nya tadi. Semua keputusan penting, setengah penting, bahkan sepertujuh penting akan diambil dan harus mendapat persetujuan boss. Tentu saja, begitu boss tidak ada lagi, para manajer dan staf tidak tahu apa yang harus dilakukan. Sebagian staf mungkin memiliki kecerdasan dan inisiatif untuk melakukan tindakan. Namun peluang konflik dan perbedaan pendapat sangat besar dalam pengambilan keputusan.
Sebagai gambaran sebaliknya. Kita pernah membaca di media, suatu institusi pendidikan terkenal di Jakarta yang 40 % tenaga profesionalnya ‘hengkang” dan keluar dari institusi tersebut. Apa yang terjadi ? Ternyata institusi tersebut tidak terganggu sama sekali jalan usahanya. Pemasaran tidak terganggu, demikian pula aktifitas training dan pendidikan tetap berjalan lancar.
Kok bisa ya ?
Kembali ke kasus semula. Memang banyak perusahaan yang berukuran besar, bisnisnya bagus sehingga labanya juga banyak, ternyata adalah perusahaan yang lemah.
Apanya yang lemah ?
Jawabnya adalah administrasinya. Lebih tepatnya sistem administrasinya. Sistem administrasi yang dimaksudkan disini adalah sistem administrasi dalam arti yang luas (manajemen).
Sistem yang baik akan mengatur segala yang terkait dengan operasional perusahaan, mulai dari kebijakan tingkat tinggi seperti kebijakan dewan komisaris, sampai prosedur pelaksanaan pekerjaan harian. Semua divisi dan bagian memiliki pegangan akan ketentuan dan kebijakan pelaksanaan pekerjaan, formulir yang standar dan prosedur yang lengkap dan terarah. Pokoknya mencakup “if-then-else” untuk semua aspek bagian dan level pekerjaan.
Apabila suatu perusahaan telah memilki sistem adminsitrasi (manajemen) yang baik dan lengkap, seyogyanyalah perusahaan akan tetap berjalan lancar dan lebih tangguh apabila menghadapi gejolak SDM. Bisa saja sebagian besar personil penting keluar dari perusahaan. Namun prosedur akan mengatur ‘siapa’ yang akan mengerjakan ‘apa” dan bagaimana petunjuk pelaksanaannya.
Oh ya, dalam organisasai dengan sistem manajemen yang baik, semua aspek penting tidak hanya tergantung kepada satu orang saja. Bagaimana kalau orang ‘penting’ tersebut pindah ke lain perusahaan ? Atau meninggal tiba-tiba karena serangan penyakit jantung ? Bahaya kan ?
Nah, jangan tunda-tunda lagi. Buat dan bangunlah suatu sistem administrasi yang baik, uji coba, perbaiki, dan sepurnakan terus sehingga perusahaan tidak akan oleng apabila ada beberapa “orang penting“ anda yang tiba-tiba mengatakan “good bye”. Jangan lupa pula melakukan training sehingga ketarampilan tertentu yang penting tidak hanya dimiliki oleh satu orang saja. Ada ‘back-up” nya.
Semoga survive . . .


Oleh : Mursalin Asbi